Jednoosobowa działalność gospodarcza to coś na co decyduje się coraz więcej przedsiębiorców, którzy rozpoczynają swoją przygodę z biznesem. Jej popularność wynika przede wszystkim z niezależności i autonomiczności, która jest podstawową zaletą tego typu przedsięwzięć. Jednakże, jak w przypadku każdej, mniejszej lub większej firmy, jej obrót musi być stale monitorowany przez samego przedsiębiorcę, jak i ogólnie rozliczany, w celu zgodności z przepisami obowiązującymi w naszym kraju. W związku z tym w większości firm zatrudniana jest osoba odpowiedzialna za księgowość, do której obowiązków należą wszystkie działania związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
Oczywiste jest to, że zatrudnienie takiej osoby wiąże się z wydatkami. Jednak wielu przedsiębiorców, którzy korzystają z tak zwanej prostej księgowości decyduje się na samodzielnie wypełnianie tych obowiązków, aby zaoszczędzić dodatkowe pieniądze w swoim budżecie firmowym. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się temu rozwiązaniu i odpowiemy na pytanie czy rzeczywiście warto prowadzić księgowość bez pomocy specjalisty w tym zakresie.
Na czym ogólnie polega księgowość? – podstawowe informacje
Jak dobrze wiemy księgowość stanowi jeden z podstawowych filarów funkcjonowania każdej firmy i organizacji. Dzięki jej odpowiedniemu zorganizowaniu jesteśmy w stanie w szybki i klarowny sposób ukazać zarówno pozytywne, jak i negatywne różnice w ujęciu kosztowym. W związku z tym, zanim zastanowimy się na tym jak można samodzielnie ją prowadzić, przyjrzyjmy się na czym dokładnie ona polega i co wchodzi w jej skład.
Mianowicie, księgowość polega na kompleksowym ewidencjonowaniu stanu posiadanych składników majątkowych oraz źródeł ich finansowania. Aby to lepiej przedstawić, można powiedzieć, że zajmuje się ona określonym działaniem, które obejmuje przede wszystkim prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji zawierającej wpływy, oraz wydatki, które mają istotne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jej prowadzenie opiera się w dużej mierze na wykorzystaniu ksiąg rachunkowych, które obejmują:
- Zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych;
- Konta księgi głównej;
- Dziennik;
- Wykaz składników aktywów i pasywów;
- Konta ksiąg pomocniczych;
- Zestawienie obrotów i sald księgi głównej.
W pełni profesjonalne prowadzenie księgowości jest związane zatem z korzystaniem ze specjalnych kont, które służą do dokładnej analizy wydatków i dochodów firmy. Takie zadania jednak zazwyczaj należą do fachowych księgowych, którzy dobrze znają się na podatkach. Natomiast w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, można korzystać z tak zwanej prostej księgowości. Dzięki niej każdy przedsiębiorca, przy odrobinie nauki, jest w stanie samodzielnie księgować swoją własną działalność.
Sprawdź: Czy warto kupować łożyska toczne Kinex?
Samodzielne prowadzenie księgowości
Tak jak już wspominaliśmy, samodzielne prowadzenie księgowość nie jest wcale niemożliwe, jednakże należy pamiętać, że dla zwykłych przedsiębiorców, którzy nie specjalizują się w prawie podatkowym zarządzanie nią jest wręcz niewykonalne, kiedy mówimy o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Zdecydowanie inaczej wygląda sytuacja, jeżeli przyjrzymy się jednoosobowym działalnościom gospodarczym. W takim przypadku przedsiębiorca prowadzący własną firmę nie musi być znawcą prawa podatkowego, nawet gdy chce samodzielnie się księgować, natomiast jest to związane z pewnymi obowiązkami, o których musi pamiętać.
Zgłoszenie działalności do CEIDG
Zacznijmy od początku, każdy przedsiębiorca zanim założy swoją działalność gospodarczą musi pamiętać o zgłoszeniu jej do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jednak jak ma to związek z księgowością? Mianowicie taki, że w zgłoszeniu tym musi znajdować się informacja o podmiocie, który będzie zajmował się prowadzeniem księgowości.
Wśród dostępnych możliwości, jakie można wskazać w tym zgłoszeniu, jest oczywiście opcja zadeklarowania samodzielnego prowadzenia księgowości, co dla wielu przedsiębiorców jest kuszącym rozwiązaniem, gdyż gwarantuje to konkretne oszczędności. Ponad to rozwiązanie to jest świetną opcją dla mniejszych firm, których obrót w ciągu roku nie przekracza 1,2 miliona euro, gdyż w takiej sytuacji mogą one stosować uproszczone procedury, co znacząco ułatwia prowadzenie księgowości.
W związku z tym, aby zadeklarować samodzielne prowadzenie księgowości, przedsiębiorca, podczas wypełniania formularza CIEDG, nie wypełnia pola dotyczącego podmiotu, który ma być za nie odpowiedzialny. Po prostu zostawia je puste. W ten sposób informuje on konkretne instytucje o tym, że będzie zajmował się księgowością bez niczyjej pomocy.
Zaliczka na podatek dochodowy
W sytuacji, kiedy już przedsiębiorca zdecyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości w swojej firmie, musi pamiętać o kilku ważnych rzeczach. Jedną z nich jest to w jaki sposób powinien dokonać zaliczki na podatek dochodowy. Aby to zrobić powinien zapoznać się z księgą przychodów i rozchodów (KPiR), gdyż to właśnie na jej podstawie można obliczyć wspomnianą zaliczkę. Księga ta służy do następujących procedur, które są ściśle związane z ewidencją zdarzeń gospodarczych w firmie:
- Przychody uzyskane ze sprzedaży produktów lub usług, które oferuje firma;
- Pozostałe przychody, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością;
- Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych niezbędnych do prowadzenia własnej działalności gospodarczej;
- Pozostałe koszty związane z prowadzeniem działalności.
W kontekście prowadzenia samodzielnej księgowości, każdy przedsiębiorca, na koniec miesiąca, powinien sporządzić listę w formie wydruku, która przedstawia wszystkie dokonane zapisy. Należy pamiętać też, że musi on być sporządzony według konkretnego wzoru, który zamieszczony jest w załączniku nr 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Rejestracja do podatku VAT
Poza wcześniej wspomnianą zaliczką na podatek dochodowy, samodzielnie księgujący się przedsiębiorca powinien pamiętać także o rejestracji do podatku VAT. Jednakże, warto zwrócić uwagę na to, że nie wszystkie rodzaje działalności podlegają temu obligatoryjnie. Mianowicie z rejestracji tej zwolnione są firmy, których sprzedaż w ciągu roku nie przekracza 200 tys. złotych. Dlatego też, w trakcie samodzielnego księgowania się, koniecznie należy zwrócić na to uwagę, czy nasze przedsiębiorstwo spełnia wymogi zwolnienia z rejestracji do podatku VAT.
Wybór odpowiedniego programu księgowego
Kiedy mówimy o prowadzeniu firmy bez pomocy księgowej nie można tego bynajmniej bagatelizować, w końcu jest to związane z dostosowaniem się do wielu przepisów, których nieprzestrzeganie może wiązać się nie tylko z chaosem w firmie, ale także z konsekwencjami prawnymi. Dlatego też, każdy przedsiębiorca, który podejmuje decyzje o samodzielnym księgowaniu swojej firmy powinien wybrać odpowiedni program, który mu w tym pomoże.
Program ten powinien być przede wszystkim dostosowany do typu działalności jaką chcemy księgować, a także powinien być przejrzysty i łatwy w obsłudze, aby skutecznie pomóc w prowadzeniu księgowości, a nie wręcz przeciwnie. Obecnie, kiedy samodzielne księgowanie się jest coraz bradziej popularne, możemy znaleźć wiele odpłatnych programów, które to umożliwiają. Jednym z nich jest popularny inFakt, który pozwala na prowadzenie niezbędnej dla firmy dokumentacji w intuicyjny sposób.
O czym należy pamiętać przy prowadzeniu firmy bez pomocy księgowej?
Tak jak już wspominaliśmy, samodzielne prowadzenie księgowości to poważne zadanie, które trzeba wykonywać uważnie w celu niepopełnienia żadnych błędów, które mogą spowodować zamieszanie w kwestiach formalnych związanych z działalnością. Wiąże się ono również z comiesięcznymi obowiązkami, o których nie można zapominać, należą do nich między innymi:
- Odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowym, czym szczególnie zajęliśmy się we wcześniejszej części artykułu;
- Opłacanie składek ZUS;
- Składanie deklaracji VAT oraz odprowadzanie kwoty podatku do właściwego urzędu skarbowego (dotyczy tylko przedsiębiorców niezwolnionych z rejestracji do podatku VAT);
- Drukowanie oraz przechowywanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Wady i zalety samodzielnego prowadzenia księgowości
Każde rozwiązanie, które wdrażamy do firmy nie jest jednoznaczne i bez dwóch zdań oprócz zalet posiada także wady. Nie inaczej jest w przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości. Sprawdźmy zatem jakie są mocne i słabe strony tego rozwiązania.
Zalety
- Oszczędność: Pierwszą i chyba najoczywistszą zaletą prowadzenia firmy bez pomocy księgowej jest fakt, że stosując takie rozwiązanie, nie musimy opłacać zewnętrznego księgowego, gdyż wszystkie obowiązki związane z księgowością wykonujemy samodzielnie oszczędzając przy tym niemałe pieniądze;
- Pełna kontora nad finansami: Kiedy jest się przedsiębiorcą, bardzo ważne jest to aby mieć pełną kontrolę nad swoim budżetem, bez dwóch zdań pomaga w tym samodzielne prowadzenie księgowości, gdyż w takiej sytuacji mamy bezpośredni dostęp do naszych finansów;
- Znajomość przepisów: Chcąc czy nie chcąc, decydując się na samodzielną księgowanie swojej działalności musimy poznać przepisy, które obowiązują naszą firmę, dlatego też dzięki temu, że decydujemy się na takie rozwiązanie mamy większą świadomość w zakresie prawa, według którego działa nasza firma.
Wady
- Czas: Pierwszą wadą prowadzenia działalności bez pomocy księgowej jest czas, który poświęcamy na sporządzanie sprawozdań oraz wykonywanie innych obowiązków związanych z tym rozwiązaniem, zadania te wymagają skupienia i dokładności, dlatego też nie rzadko pochłaniają dużo naszego cennego czasu;
- Ryzyko popełnienia błędu: Będąc przedsiębiorcą nie zawsze znamy na wylot wszystkie przepisy związane z księgowaniem swojej firmy, dlatego też wykonując te zadania samodzielnie istnieje większe prawdopodobieństwo, że popełnimy niepożądany błąd;
- Konieczność ciągłego śledzenia zmian prawnych: Jak dobrze wiemy prawo podatkowe stale się zmienia, dlatego też kiedy decydujemy się na samodzielne księgowanie swojej firmy, musimy liczyć się z tym, że będziemy musieli stale monitorować to jakie nowe przepisy wchodzą w życie i co dokładnie one zmieniają.
Podsumowanie
Samodzielne prowadzenie firmy bez pomocy księgowej lub księgowego to wykonalne zadanie, które wymaga jednak pewnej wiedzy i systematyczności. Kluczowym elementem jest zrozumienie podstawowych zasad tego zadania oraz praktyczne umiejętności korzystania z narzędzi księgowych. Początkowo wyzwanie to może wydawać się wielce skomplikowane, jednakże tak jak ze wszystkim z czasem nabiera się wprawy, dzięki czemu później można wykonywać je bez większych problemów.
Prowadzenie firmy bez pomocy księgowej wymaga zaangażowania, natomiast może przynieść oszczędności i lepszą kontrolę nad finansami. Warto jednak być świadomym swoich ograniczeń i w razie potrzeby skorzystać z pomocy profesjonalisty, zwłaszcza w przypadku bardziej skomplikowanych kwestii podatkowych. Samodzielne prowadzenie księgowości to bez dwóch zdań cenna umiejętność, która z czasem może stać się ogromnym atutem dla przedsiębiorców i osób zarządzających finansami.
Przeczytaj koniecznie:
